اطلاع از نیاز واحدها و بخش های مختلف – در هر شرکتی معمولا بخش های مختلف نیازهای خود به کالا، تجهیزات و یا خدمات خاصی را به صورت دستی یا از طریق برنامه های نرم افزاری به واحد خرید و تدارکات اعلام می دارند.

نظارت و پیش بینی موجودی انبار – در بسیاری موارد نیاز شرکت به کالا و تجهیزات روند ثابت و قابل پیش بینی ای دارد. مدیر خرید و تدارکات با توجه به سوابق قبلی با همکاری مسئول انبار، موجودی انبار را کنترل می کند تا به هیچ وجه موجودی انبار خالی نشود. در صورت نیاز هم خرید انجام می دهد.

تحقیق کردن و شناسایی محصولات و تامین کنندگان – مدیر خرید و تدارکات با توجه به لیست کالاها، تجهیزات و خدمات مورد نیاز به شناسایی انواع آنها در بازار و تامین کنندگان می پردازد.

ارزیابی مناقصه ها و مزایده ها برای انتخاب تامین کنندگان – در شرکت های بزرگ در مرحله انتخاب تامین کننده اصلی، مناقصه یا مزایده بین همه تامین کنندگان شناسایی شده برگزار می شود تا با توجه به شرایط اعلام شده از سوی آنها، بهترین مورد انتخاب شود. اجرا و نظارت این فرآیند، بر عهده مدیر خرید وتدارکات است.

مذاکره بر سر قیمت و توافق روی قراردادها – کارشناس خرید و تدارکات باید با توان چانه زنی خوبی که دارد روی قیمت قراردادها با تامین کنندگان به توافق برسد.

. اطمینان از ارسال به موقع خریدها به انبار توسط تامین کنندگان

بررسی پرداخت ها و فاکتورها – مدیر خرید و تدارکات مسئول نظارت بر کارهای مالی است که در فرآیند خرید اتفاق می افتد. به عنوان مثال با بررسی فاکتورها و اطمینان یافتن از نوع و کیفیت محصولات خریداری شده، مبالغ چک های صادره برای تامین کنندگان و صحت آنها را کنترل می کند.

تهیه و تدارک خدمات، تجهیزات و ماشین آلات جهت پیشبرد اهداف کمی و کیفی پروژه‌های محول شده به شرکت انهار به صورت تخصصی در واحد بازرگانی و تدارکات تجمیع می‌یابد. ماهیت میان‌رشته‌ای این حوزه، لزوم تماس و مراوده با واحدهای دیگر سازمانی از قبیل مهندسی، مالی و کارگاهی را اجتناب ناپذیر میسازد.

درخواست‌ و نیازمندی‌های دریافتی از واحد‌های گوناگون سازمانی از قبیل واحد مهندسی (جهت تامین کالای اصلی پروژه)، کارگاه پروژه (جهت تامین اقلام مصرفی و ماشین آلات مورد نیاز) پس از تایید مسئولین ذیربط جهت تامین و خرید به واحد بازرگانی و تدارکات ارسال میگردد. در این مرحله مطابق دستورالعمل تولید و تایید شده‌ روند تهیه اقلام مورد نیاز از مرحله‌ی بررسی مدارک فنی (همچون MTO و DATA SHEETS و DRAWINGS) تا اخذ استعلام از سازندگان و تامین کنندگان ذیصلاح و برگزاری کمیته معاملات و انتخاب سازنده و تامین کننده مورد نظر و عقد قرارداد و پیگیری تا ارسال به کارگاه انجام میپذیرد.

سه هدف عمده و مهم در واحد بازرگانی و تدارکات 1.خرید و تامین کالا و خدمات «با کیفیت»، 2.خرید و تامین «به صرفه» کالا و خدمات و در نهایت 3.خرید و تامین «به موقع» کالا و خدمات هستند.